ZAMANI KONTROL ETMEK İÇİN 12 ÖNERİ...

Yönetim bilimi, yalnız organizasyonları yönetme biçimlerini belirlememektedir. Yöneticiye strateji, planlama ve en önemlisi en başta kendini organize edip yönetme becerisini sağlayacak yollar üzerine araştırmalar yapmaktadır. Yönetim bilimi bir öğreti sistemi olmadığı için bunu bilimsel temellerle birlikte ortaya koymaktadır.

Zaman yönetimi en başta planlama alışkanlığını vermektedir. Zamanı yönetemeyen, yönetici planlama becerisinden ve bilgisinden de yoksundur. Yönetici gerçek bir yönetici olabilmek için "strateji", "planlama" ve "uygulama" konularında kendini tamamen yetiştirmek zorundadır.

Zaman yönetimi popüler "kişisel gelişim" konusu değil, tam anlamıyla "yönetim bilimin" ana konularından biridir.

“Şu an olduğunuz kişi olabilmek için hayatınızı adadınız.

Buna değdi mi?”

Richard Bach

Zaman planlaması yapamayanlar için pratik öneriler

Yöneticilerin hepsi zamana karşı yarışıyor ve hepsinin dilinde aynı nakarat : 'VAKTİM YETMİYOR'. Zamanın kontrolünü kaçırmamak, önceliklere hakim olmak ve daha dengeli bir düzene girmek mümkün oysa. Zamanı insana her gün yeniden verilen sermayedir. Onu nasıl değerlendirdiğiniz önemlidir. Unutmamalıdır ki, bu sermaye bir gün sonraya aktarılamadığı gibi, başka günlerden de ödünç zaman alınamamaktadır. Zamanını yönetebilen kişi; kendini ve çevresini de yönetebilmektedir.

1. İletişimi tam koparın

Akşam , hafta sonu ve tatilde şirketinizle iletişiminizi koparın. Kendiniz gibi kurumunuzdaki hiç kimsenin telefonun 24 saat açık olmaması gerektiğini bir anlayış olarak çevrenize yerleştirin. Hiçbir insan 24 saat iletişim halinde olamaz ve buna zorlanan insan hayatını planlayamaz.

2. Eve 3 gün vaktinde dönün

Kendinizi zorlayın ve haftanın en az 3 günü eve 'mantıklı' bir saatte dönün. Kendinizi bağlamak için eşinize ve çocuklarınıza söz verin. Mühim olan sözünüzü tutmak. Hiç kimsenin yalnız iş hayatı yoktur ve unutmayın sevdiklerinizin yönetici değilsiniz. Onlar için başka şeyler ifade ediyorsunuz. Hayatınızı "iş, aile-sevdikleriniz ve sosyal çevre ile kendinize zaman" olarak planladığınız anda göreceksiniz her şey çok güzel olacaktır.

3. Yasak zaman belirleyin

İşinize konsantre olabilmek için 'rahatsız edilmek istemediğiniz' zamanlar belirleyin. Bunun için kendinize bir konsantre olma alışkanlığı belirlemeniz faydalı olacaktır. Oda da sessizce oturma, kısa bir santran oyunu veya bir yerlerde çay, kahve içmek veya kitap, gazete okumak gibi.

4. Hayır demeyi öğrenin

Görevinizin gerektiği işlere yoğunlaşın bunların dışında iş yükü kabul etmeyin. Hayır demek, insanların en zorlandıkları ve yönetici için olmazsa olmaz bir özelliktir. Hayır demesini öğrenmeden hiçbir şeyi planlayamaz, yönetemezsiniz.

5. Yardım istemeyi bilin

Konuya yüzde yüz hakim değilseniz yardım istemekten kaçınmayın. Yönetici doğaüstü güçlere ve üstün yeteneklere sahip değildir. Konuyu bilen kişilerden bilgi almak, yardım istemek ve onlarla çalışmak size zaman ile beraber çok şeyler kazandıracaktır.

6. Öncelik listesi yapın

Her gün ertesi gün yapılacak işlerin listesini yapın ve bunları öncelik sırasına koyun. Her birinin karşısına (1) ne kadar zaman alacağını (2) işi kimin yapacağını yazın : Kendim yapacağım, delege edeceğim, reddedeceğim. Unutmayın, her şeyi öncelikli olanın, aslında hiç öncelikli bir şeyi yoktur. Her iş yaptıranı için "çok acildir", yine unutmayın "bütün acil işlerin" gerçekte "çok azı acildir." Bunun sebebi zamanı planlayamadığınız için işlerin son ana kalmasıdır. Özel bazı acil durumlar hayatta çok az ortaya çıkmaktadır.

7. Boş zamanlar bırakın

Ajandanızda mutlaka boşluklar bırakın. Beklenmedik durumlarda esneklik sağlar. Dakika dakikasına dolu bir çalışma ve randevu listesi aslında hiç uygulanmayacak demektir. Esnek bir "insani" ajanda hem sizi hem de karşınızdakileri rahatlatacaktır. Bir hobi (uğraşı) edinmek kendinizi tazelemek ve zamanınızı kaliteli geçirmeye çalışmak zamanı planlamaya başlamanız için iyi bir tetikleyici olacaktır.

8. E-postaları sınırlayın, sosyal medya uygulamalarınızı sınırlayın

Mutlaka gönderilmesi gerekenler konusunda çalışanları ve iş arkadaşları uyarın. Hayatın vazgeçilmesi olan dijital dünyadan kopmak imkansızdır. Fakat bunları hayatınızın merkezine oturtmayın. Her gelen e-postaya anında bakıp, cevap vermek zorunda değilsiniz. Ve sosyal platformlarda herşeyi takip edip, herşeye laf yetiştirmek zorunda da değilsiniz. Gerçek hayatınızı planlar gibi sanal hayatınızı da planlamak zorundasınız.

9. Önceden süre belirleyin.

Randevusuz , beklenmedik görüşmelere vaktim yok diyerek kısa bir süre koyun, ve o sürenin sonunda görüşmeyi mutlaka sonlandırın. Eğer yapmazsanız bir süre sonra kapınız beklenmedik ziyaretçilerle, telefonunuz beklenmedik çağrılarla dolacaktır.

10. Telefonlarınızı eleyin

Sürekli görüşülebilecekler, iş durumuna göre, vakte göre, önceliksiz gibi ayrımlar yapın. En iyi yöntemlerden biri de kişisel telefonunuzla, iş telefonunuzu ayırmak olacaktır.

11. Ne istediklerini yazın

Görüşmeleriniz veya taleplerde ne istendiğini yazın ve anlayın, tekrar geri dönüş yapmak ve işi baştan kotarmak zorunda kalmazsınız. "Not alın; aklınıza yük yapmak yerine, kağıda yük yapın."

12. Ve bir hafta inzivaya çekilin

Her yıl, bir haftayı kesintisiz sadece kendinize ayırın. Bedenen ve ruhen dinlenin, önceliklerinizi ve hayat felsefenizi gözden geçirin. "Kendi kendinizle belki her gün yüzleşemezsiniz ama yılda bir gün kendinizle yüzleşin."